10 tips para saber cuándo, cómo y por qué organizarlas

Importancia/relevancia del mensaje.

Lo más importante a la hora de conseguir que nuestra rueda de prensa sea un éxito es saber identificar si el mensaje/noticia que queremos transmitir tiene la suficiente relevancia para que los periodistas se desplacen hasta ella en medio de sus ajetreadas agendas.

Siempre por las mañanas

Las ruedas de prensa se convocan siempre en horario de mañana, y dentro de un margen-horario que suele situarse entre las 9 y las 13 horas. Las mañanas son el momento del día que los periodistas emplean en cubrir este tipo de actos ya que, por las tardes y sobre todo cuando hablamos de medios gráficos como los periódicos, llega el momento de meterse en la redacción y preparar los contenidos que irán publicados al día siguiente. 

No cualquier día de la semana.

Existe una especie de “ley no escrita” que recomienda los martes, miércoles y jueves como mejores días para convocar a los medios, sobre todo si tu empresa o proyecto aún no goza de la suficiente relevancia o peso mediático. Ten en cuenta que los lunes son días complicados en los que los periodistas que trabajan durante la semana se incorporan a las redacciones y organizan sus agendas semanales.

La importancia del portavoz

Si convocamos a los periodistas es necesario que aprovechemos la oportunidad al 100% y nuestro mensaje les llegue de manera clara y nítida. Para lograrlo, es clave contar con un portavoz que, más allá de tener una relación más o menos directa con la empresa, esté habituado a hablar en público y su dicción sea perfecta. Además, deberá tener un conocimiento total acerca de todo lo que rodee al motivo de la rueda de prensa.

Apoyo de instituciones y sus representantes.

Otro “truco” para conseguir que nuestra rueda de prensa sea un éxito es “apoyarse” en las diversas instituciones públicas que hayan tenido una relación más o menos directa con nuestro proyecto. Por ejemplo, si presentamos una APP destinada a que las mujeres mayores de 50 años puedan encontrar empleos cualificados, podemos invitar a la responsable de Igualdad de nuestra provincia para que acuda a la rueda de prensa y apoye con su presencia nuestro proyecto. De esta manera lograremos también un nuevo “gancho” que anime la asistencia de los periodistas.

Elabora un buen dossier de prensa.

Es fundamental tener preparado un breve dossier de prensa en forma de carpeta que contenga la información más relevante del proyecto y aquella que, estratégicamente, deseamos hacerles llegar. Para ello, los materiales que suelen componer este dossier son: la nota de prensa sobre el acto que, una vez finalizado, se enviará a todos los medios de comunicación, un dispositivo (hoy en día lo más empleado son los pendrives) con material gráfico sobre el proyecto, producto, etc. (fotos, vídeos, infografías, etc.), así como dípticos, flyers o, si tu presupuesto lo permite, algún tipo de obsequio. Se trata, en definitiva, de facilitar el trabajo al periodista, y de asegurarnos de que nuestro mensaje le llegue correctamente.

Tener actualizada nuestra base de datos de periodistas.

El éxito de convocatoria en una rueda de prensa depende en gran medida de la calidad de tu base de datos de periodistas. Si dispones de contacto directo con ellos te será mucho más fácil convocarles y, sobre todo, saber si asistirán o no cuando realices la correspondiente convocatoria de prensa unos días antes. Además, la organización de ruedas de prensa es una excelente oportunidad para actualizar y ampliar este listado.

Prestar atención a los detalles.

La iluminación, clave para que las imágenes no parezcan grabadas en una cueva.

El número de enchufes o tomas de corriente para que los cámaras o los periodistas puedan conectar sus equipos, ordenadores, etc.

La conexión WIFI la cual, por desgracia, suele fallar en el peor momento.

El aislamiento acústico de la sala y el sonido de micros, altavoces, etc.

La accesibilidad del edificio o la facilidad de estacionamiento para los periodistas cerca de él.

Una buena ventilación que evite que el ambiente se cargue al poco tiempo.

El desayuno casi siempre decanta la balanza.

Si hay una norma no escrita en el ámbito de la Comunicación es la siguiente: “ofrece desayuno en tus ruedas de prensa y el éxito de existencia estará casi asegurado”. Y es que el periodista siempre agradece que, en medio de su ajetreada mañana de evento en evento, se le ofrezca un desayuno con el que reponer fuerzas y tomarse un respiro.