• Para apoyar lo que se dice verbalmente en el encuentro y como forma de minimizar la posibilidad de que se omitan o distorsionen determinados detalles de la información ofrecida, es recomendable proporcionar a los participantes materiales con informaciones relacionadas con los temas abordados en el encuentro.
• Para ello se pueden emplear CD (multimedias, documentos digitales, presentaciones en power point, etc.), se pueden entregar además sueltos y plegables informativos y/o promocionales, folletos, dossier, resúmenes, circulares, resoluciones, etc. Se puede entregar además CD y casetes de audio con entrevistas, comparecencias anteriores, opiniones y reflexiones.
• Se puede aprovechar también la oportunidad para entregar encuestas que permitan a la organización obtener informaciones relevantes para el desarrollo de su trabajo: nivel de satisfacción con el encuentro, estados de opinión de los clientes y la población en general, necesidades e intereses de la prensa o para actualizar los datos y la información de contacto de los representantes de los diferentes medios.
• Es importante considerar la necesidad de ofrecer a los periodistas medios para tomar notas: blocks, agendas, páginas sueltas para notas, bolígrafos, etc. en dependencia de las posibilidades de la organización. Además estos elementos pueden emplearse como soportes publicitarios y/o promocionales para dar a conocer nuevos productos y servicios o para fortalecer la imagen de la organización.
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